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Exklusiver roter Teppich bis zum Projektabschluss

Wer kennt das nicht. Kurz vor Projektfertigstellung droht der Fertigstellungstermin zu platzen, ...

03 / 2023
... das Projekt zu scheitern, wenn die Illusion -jeder kann bis zum letzten Tag exklusiv und uneingeschränkt arbeiten -platzt.

 

Ein weit verbreitetes Phänomen… und was erfolgreiches Projektmanagement ausmacht.
Vorausschauende Projektmanager räumen rechtzeitig mit dieser Illusion auf. Bereits im Rahmen der organisatorischen und strategischen Lösung denken sie die Fertigstellung vom Ende her. Dazu legen sie über die Terminplanung differenzierte Fertigstellungstermine für die einzelnen Arbeitspakete fest, vereinbaren sie und setzen sie durch. Diese Termine bilden die Abhängigkeiten vom Ende her ab und liegen deshalb alle vor dem Fertigstellungstermin des Gesamtprojekts.. Die Voraussetzung für unmissverständliche Kommunikation und Vereinbarung.

Was steckt dahinter?
Zur Kernaufgabe im Projektmanagement - wie im Management allgemein - gehört eine organisatorische und strategische Lösung des Projektauftrags. Aus dem Projektauftrag sind Teilziele und Teilaufgaben abzuleiten, zu organisieren und mit einem Termin an geeignete Rollen oder Stellen zu delegieren (Managementbaustein "Organisation"). Eine der wichtigen Aufgaben eines Projektmanagers.
Soweit so gut. Dann arbeiten die vielen Projektmitarbeiter: es wird, geplant, geklärt, gelöst, bewertet, entschieden, umgesetzt, kommuniziert und berichtet (Managementbaustein "Umsetzung"). Nicht auszurotten und weit verbreitet anzutreffen ist die irrige Annahme - ich kann bis zum letzten Tag (= Projektfertigstellungstermin) uneingeschränkt und exklusiv (alleine) arbeiten. Dann schaffen wir das schon - so die Prognose. Mitnichten ist das so: Entweder wird ihnen rechtzeitig diese irrige Annahme genommen oder das Projekt droht zu scheitern.

Was erfolgreiche Projektmanager besser machen.
So wie das Projekt durch den Projektmanager in seine Teilziele und Teilaufgaben zerlegt wird, muss er auch die Teilergebnisse und Teilaufgabenerledigung einfordern und zu einem Ganzen ohne Lücken aggregieren, um es anschließend einzeln und als Gesamtergebnis mit den Vorgaben und Zielen zu vergleichen und zu bewerten. Auch um Mängel und Restarbeiten zu beseitigen und vielleicht auch noch eine Lücke zu schließen.
Schlussendlich muss durch den Projektleiter und Projektauftraggeber über die Akzeptanz des Ergebnisses entschieden werden (Managementbaustein "Kontrolle"). Das braucht Zeit, teilweise sind Prozesse vorgegeben, die man tunlichst im Vorfeld klärt, ebenso wie die enthaltenen Unsicherheiten und Ungewissheiten angemessen berücksichtigt werden müssen. In der gelebten Affinität zu möglichen Risiken und deren Verhinderung oder Lösung  steckt auch ein Stückweit die Qualität des Projektgegenstands zur Übergabe.
All dies zeichnet ein erfolgreiches Projektmanagement aus.
Der Managementbaustein der Kontrolle obliegt dem Projektmanager mehr oder weniger exklusiv. Für die Kontrolle wird ausreichend Zeit eingeplant. Und der Termin, den das Projektmanagement dem Projektauftraggeber kommuniziert, unterscheidet sich mindestens um den Zeitbedarf des Managementbausteins der Kontrolle von dem, den es den Projektmitarbeitern kommuniziert und einfordert.