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Risikomanagement im Projekt

10/2021

Wo und wann wird es gebraucht?

überall und immer.

Wenn Sie mit Projekten zu tun haben, kennen Sie es – das magische Dreieck des Projektmanagements, bestehend aus Sachziel, Kostenziel und Terminziel. Und da gibt es den Projektauftraggeber, der die Ressourcen zur Verfügung stellt – je nach vorhergehender Spezifikation und Genauigkeit der Projektvorgaben auf einem mehr oder minder genau fußenden Projektauftrag (übrigens: manches Mal wird an der Zielscheibe und deren Positionierung noch kräftig gearbeitet, während das Projektteam schon fleißig beim Zielen ist. Mit dem Stichwort „Fordern“ findet auch zuweilen ein knackiges bis unrealistisches Kostenzielen seinen Weg in den Projektauftrag. Entscheidungen über den Projektauftrag brauchen oft Zeit, aber das holt man halt im Projekt wieder auf… – denn der „Endtermin“ bleibt. Projekt-Ressourcen sind ohnehin knapp und können daher nur entsprechend knapp bereitgestellt werden. Das Unternehmen muss ja schließlich sparen – wird schon gehen!)

So, dann mal los – die Projektleitung ist am Start, das Projektteam an Bord, die Aufgaben sind verteilt, die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten geregelt. Die organisatorische und strategische Planung des Projekts hält man gerne schlank – dieses Formale frisst nur Zeit, es ist ja eh klar, was zu tun ist. Und der Projektauftrag sollte sich während der Planung auch noch etwas weiterentwickeln können, möglichst ohne lästiges Projektänderungsmanagement. Der ein oder andere Sonderwunsch sollte schon auch noch Platz haben. Flexibilität ist eben wichtig.

Etwas überzeichnet, aber so oder so ähnlich pumpt der ein oder andere Projektauftraggeber gleich zum Projektstart Risiken in einen Projektauftrag. Am Ende soll ja die Erwartung des Projektauftraggebers und sonstiger Stakeholder nicht enttäuscht und der Projektauftrag erfüllt werden.

Das Bewusstsein, dass Risikomanagement ein wichtiger Teil des Projektmanagements ist, ist nicht immer vorhanden, wie viele Risiken in einem Projekt stecken, ist oft nicht hinreichend transparent. Es fehlen Messgrößen und Bewertungstools, um sie zu erfassen und halbwegs vergleichbar gegenüber dem Management zu kommunizieren. Die Risikobewältigung hängt von der jeweiligen Erfahrung der Projektbeteiligten ab – eine systematische Herangehensweise zur Risikobewältigung muss man eher suchen. Ein „risiko-adäquater“ Ressourceneinsatz ist nicht immer gegeben. Erschwerend kommt hinzu, dass sich in manchen Projekten das Risikomanagement auf das Thema Kosten konzentriert, bisweilen reduziert, so dass Risikostruktur und Risikokommunikation im Unternehmen eher selektiv werden.

Bald treten Probleme auf. Es fliegen Störungen von außen ein. Die ein oder andere anfängliche, mit gewissen Wahrscheinlichkeiten eintretende Unsicherheit und Ungewissheit ist zu 100 % Wirklichkeit geworden. Das Projektteam arbeitet an der Lösung, an der Bewältigung von Problemen, Konflikten, Einflüssen von außen, eingetretenen Unsicherheiten und Ungewissheiten, und es schreitet in der Erfüllung des Projektauftrags voran. Aber wer weiß, wo man in Sachen Projektrisiken steht, wer weiß, ob die Projektressourcen, seien es Zeit, Geld oder Personal zur Bewältigung der noch verbleibenden Risiken noch ausreichend sind, ausgehend vom Zeitpunkt der Betrachtung? Und wie vermittle ich das meinem Projektauftraggeber, meinem Management? … puh – was tun?

Die Risikokultur im Unternehmen bestimmt den Umgang mit Risiken – Risikomanagement ist das Zaubertool – kein Allheilmittel, aber zumindest, wie es das Wort bereits sagt, an Risiken Hand anlegend.

Gelebtes, systematisches Risikomanagement erhöht den Grad der Wahrscheinlichkeit, Projektaufträge und Erwartungen des Projektauftraggebers zu erfüllen und für den Projektleiter und sein Team Anerkennung zu ernten. Dazu ist es in der frühen Phase eines Projekts organisatorisch und strategisch zu etablieren. Hört sich sehr theoretisch an, ist aber notwendig.

Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Management-Prozess, der bestimmt wird durch die Haltung, das Engagement und die Einstellung seiner Akteure. Der Risikolevel ist ein Ausdruck der Risikokultur, aber auch eine Vorgabe des Managements, gewissermaßen ein Handlungsrahmen, idealerweise formuliert als Teil des Projektauftrags.

Da ist eine durchgängige systematische Struktur gefragt. Risikomanagement beinhaltet stufenweises, systematisches Vorgehen in der Risikobeurteilung mit stichtagsbezogener Prognose jedes Einzelrisikos und im Gesamtkontext des Projekts, auf das Projektziel hin. Dazu sollte die Risikomanagement-Strategie in der frühen Phase des Projekts festgeschrieben und mögliche Projektrisiken identifiziert werden. In der Folge, nach Fixierung der Risikoressourcen, findet die Bewirtschaftung des Risikobudgets statt. Tendenziell wird mit zunehmendem Reifegrad des Projekts das Restrisiko abnehmen – das muss aber nicht immer so sein.

Risikomanagement im Projektverlauf ist ein kontinuierlicher Prozess mit gewissen Ausprägungen in der jeweiligen Projektstufe. Er beginnt mit dem systematischen und strukturierten Suchen und Erkennen, dem Identifizieren von Risiken, nicht allen erdenklichen, aber den wahrscheinlichsten mit der höchsten Auswirkung, als Faktoren ausgedrückt in einer Risikozahl. Struktur, Systematik, Prozess und Messgrößen des Risikomanagements erzeugen Transparenz und erleichtern die Kommunikation im Unternehmens- und Projektkontext. Sie zielen darauf ab, systematisch identifizierte und damit transparente Risiken in einer möglichst normierten Struktur zu klassifizieren, zu bewerten und mittels entsprechender Gegenmaßnahmen (Erarbeiten/Steuern/Überwachen) zu minimieren, unter ein akzeptables Risikolevel zu bringen oder sogar ganz auszuschließen, sie also zu bewältigen. Sie fördern die Erfüllung von Erwartungshaltungen bzw. die Vermeidung von Enttäuschungen.

Und nur so ganz nebenbei: Projekt ist nicht gleich Projekt: ein Neubau auf der grünen Wiese ist im Allgemeinen weniger risikobehaftet als das Bauen im Bestand, ein fast-track Projekt ist gleich von Anfang an einem erhöhten Risiko ausgesetzt.

Um Risiken identifizieren, bewerten, vermeiden, vermindern, verlagern oder vielleicht akzeptieren zu können, muss der Projektauftrag proaktiv vom Ende gedacht werden. Dabei wird die Bedeutung des Projektauftrags unter anderem mit seinem definierten Projektgegenstand und –ziel klar, ebenso wie die einzelnen zu erledigenden Aufgaben und zu erfüllenden Teilziele aus den Aufgabenfeldern, differenziert nach Projektstufen. Sie alle müssen vom Betrachter und Betrachtungszeitpunkt mit Blick auf die künftige Übergabe, den künftigen Projektabschluss kompetent – also mit Wissen und Erfahrung – betrachtet und bewertet, gewissermaßen eingeschätzt werden. Was könnte passieren? Was könnte vergessen worden sein? Wo könnten unsere Annahmen abweichen?

Die systematischen, strukturierten Risikoanalysen sollen bei den Projektbeteiligten Bewusstsein und Transparenz schaffen, kosten aber Zeit. Und viel hilft in diesem Fall nicht viel. Sie müssen sparsam, aber zum richtigen Zeitpunkt eingesetzt werden. Entscheidend ist die Haltung der Projektbeteiligten. Am Ende müssen sie durch permanentes Durchlaufen des Risikoprozesses und das proaktive Erarbeiten von Gegenmaßnahmen – also durch ihr konkretes Handeln – die Projektrisiken unter einem vorgegebenen Akzeptanzlevel halten. Das ist anstrengend, darauf kommt es aber an.

Der Nutzen liegt in erfüllten Erwartungen und ist verbunden mit einer besseren Planbarkeit, weniger Täuschungen und in der Folge weniger Enttäuschungen, vielleicht auch ein wenig geringerem Stressaufkommen.

Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen einen kleinen Einblick in unsere Herangehensweise an das Risikomanagement aufzeigen – selbstverständlich ist das Thema viel größer, als hier dargestellt. Und natürlich haben wir das Rad auch nicht neu erfunden, jedoch zeichnet die Dandl GmbH sich aus durch ihre langjährige Projektmanagement-Erfahrung mit Bau- und Immobilienprojekten und die zusätzliche, fundierte Expertise in der Organisationsentwicklung.

Veränderungen tun meist ein wenig weh, und wir können Ihnen anbieten, gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern eine praxistaugliche und maßgeschneiderte Lösung für das Risikomanagement Ihrer Projekte in einem gesunden Aufwand-/Nutzen-Verhältnis zu erarbeiten.

Sprechen Sie uns an – wir freuen uns auf Sie.

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